Zaslechli jste pojem právní titul nebo oprávněný souhlas? Nemusíte se bát. Vysvětlíme vám, jak vypadá problematika newsletterů a GDPR v praxi.
Správné nastavení je klíč k úspěchu. Než začnete rozesílat newslettery, měli byste si udělat pořádek v databázi klientů. Určením tzv. právního titulu se vyhnete budoucím problémům. Právní titul vám říká, z jakého důvodu a za jakým účelem máte daný kontakt v databázi. Od právního titulu se pak odvíjí potřebnost zákazníkova souhlasu.
Jaké právní tituly známe:
U aktivních klientů (takových, kteří u vás během posledních 3 let nakoupili nebo uzavřeli smlouvu) není souhlas se zpracováním osobních údajů nutně vyžadován. Nepotřebujete ho v případě, že propagujete obdobné výrobky a služby. Pokud byste se rozhodli využít údaje pro jiné účely či propagovat jiný než podobný výrobek, je souhlas nezbytný.
Na co si dát pozor: Již před odesláním objednávky musí být zákazník řádně informován o tom, že se chystáte nakládat s jeho osobními údaji. Každý newsletter pak musí obsahovat odkaz na Zásady zpracování osobních údajů a možnost se z odběru newsletteru odhlásit.
V případě uživatelů, kteří nejsou vašimi klienty a do databáze se dostali například přes formulář na webu nebo v rámci soutěže, je souhlas vždy vyžadován. Jaký vzor zvolíte, je na vás. Můžete použít např. políčko, které vyzývá k zaškrtnutí souhlasu, proklik na odběr či přihlášení k newsletteru.
Ze zákona vám vyplývá povinnost informovat klienty o tom, jak je s jejich osobními údaji nakládáno. Zákazník musí vědět, kdo jeho údaje zpracovává, za jakým účelem, kdy dojde k jejich smazání a jaké údaje firma uchovává. Osobními informacemi jsou všechny údaje, které s vámi zákazník sdílí. Kromě jména a věku se může jednat např. o IP adresu, biometrické údaje nebo sdílení lokace.
Rozšíření portfolia o nové klienty vaší firmě pomůže růst. Pokud však nechcete, aby si na nás posvítil Úřad pro ochranu osobních údajů, nesmíte využít získaná data pro jiné účely a souhlas nesmí být ničím podmíněn.
Příklady:
Sdílejte zajímavý obsah. Hodnotný článek či video můžete dát k dispozici běžně za poplatek, registrovaným uživatelům zdarma. Odkazujte na odběr skrz soutěže, webináře nebo pop-up formuláře. Využívejte propagačních materiálů, které je přesvědčí k registraci.
První newsletter je nejdůležitější. Představte se, nabídněte slevový kupón, vyzvěte klienta k akci. Nezapomeňte se pravidelně připomenout s odkazem na blogový článek či s pozvánkou na událost.
TIP: Používejte dvoufázové přihlášení neboli double opt-in, abyste se vyhnuli zneužití cizího e-mailu nebo zadání chybné adresy. V takovém případě byste totiž mohli posílat newsletter někomu, kdo jeho zasílání neodsouhlasil, což je porušení GDPR. Odkaz s potvrzením správnosti adresy je tedy dobrý nástroj, jak předejít budoucím problémům.
V případě, že si nejste jistí s implementací GDPR ve své firmě, obraťte se na zkušené odborníky. V NGSS nabízíme širokou škálu služeb zabývajících se ochranou dat, zajistíme i potřebná školení vašich zaměstnanců. Domluvte si konzultaci, a společně vám připravíme řešení na míru.
